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【フリーランスのおすすめツール】時間と工数の管理はポモドーロ・テクニックで

投稿日:2018年2月17日 更新日:

こんにちは。こへいんです!

今回は、フリーランスの時間と工数の管理に役立つツールをご紹介します。

実際に僕は数年間使い続けているツールでして、劇的に業務効率が改善しました。
作業時間短縮から作業工数の見積もりや単価計算まで、このツールを利用する事で効率化します。

その今回ご紹介するツールが、”ポモドーロ・テクニック”

僕は、ポモドーロ・テクニックを使うまではこんな悩みを抱えていました。

  • 自由すぎて仕事とプライベートの境目がなくなり、常に仕事をしているような状態になってしまった。
  • ぶっちゃけどの仕事にどれだけ時間をかけたかわからない
  • 今までの案件の工数を正確に把握していないから見積もりもテキトウに…。

ポモドーロ・テクニックを使うことでこれらの悩みは解決します!
僕はポモドーロ・テクニック無しで、フリーランスとして仕事をするのはもう考えられないですね。

 

 

しかも、ポモドーロ・テクニック自体は文字通りただの”テクニック”なので、実践するのにお金はかかりません
また、ポモドーロ・テクニックを簡単に実践する為のツールもたくさんありますし、ほとんどが無料です!

使わない手はないですね!

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ポモドーロ・テクニックとは

まずはポモドーロ・テクニックについて簡単に説明しましょう。
ポモドーロ・テクニックとは、生産性向上のツールです。

仕組みは非常に簡単で、25分のタイマーをセットして作業に集中。5分の小休憩。4セット作業したら15分の大休憩。これを繰り返すだけ!

たったこれだけの事なのですが、非常に効果があります。

タイマーをセットする事で、時間内に仕事を終わらせようと集中力を高める事ができます
また、強制的に5分休憩をする事で脳を回復して次の25分も高い集中力で維持する事ができます。

タイマーは何でも良いですが、パソコンやスマホで使えるポモドーロ・テクニック用のアプリを使うことをオススメします。
アプリを選ぶ際のポイントは、集計機能。

タイマーの機能だけでも十分にポモドーロ・テクニックの恩恵を受けることができますが、後術する付加要素の恩恵を受けるには集計機能があった方が良いです。

ちなみに僕が利用しているのは、Be Focused Pro – Focus Timerというアプリ。

このような集計結果が出るので、どのタスクにどれだけ時間をかけたかが一目瞭然です。


このアプリはMacとiPhoneでデータの連動出来るので採用しました。
Pro版は有料で¥600です。
無料版のBe Focusedもあるのですが、こちらはMacとiPhoneのデータの連動は出来ません。

無料のアプリも沢山あるので、自分にあったものを探すと良いですね!

高い集中力で作業時間を凝縮する

フリーランスになると、全てを自分の裁量で決めます。

そんな自由なワークスタイルに憧れてフリーランスになったのですが、いざやってみると朝から晩まで仕事してる自分がいました。
それも大量の仕事に追われての事が原因ではなく、ダラダラと低い集中力で長い時間を働いているのです。

せっかくフリーランスになったのに、自分の時間といえるものはなく、常に仕事をしなきゃいけないという精神状態に。

ポモドーロ・テクニックを使う前は、本当にこんな感じでした。

ポモドーロ・テクニックを使うことで、短時間で高い集中力で作業出来るので作業時間はグッと減ります。
高い集中力で仕事をすれば、低い集中力で長時間仕事していたものが短時間で終わるのです。

作業のアウトプットは、時間×集中力で決まります。
集中力を高めると必然的に仕事時間は少なるわけですね。

ポモドーロ・テクニックで仕事時間を短縮するアドバイス

ポモドーロ・テクニックで仕事時間を短縮する際のアドバイスを。

1日に消化するポモドーロ数を最初に決めてしまいましょう!

ポモドーロ数を決めずに永遠とタイマーを回し続けるようでは、作業時間短縮の恩恵は受けれません。

最初に”今日は10ポモドーロで、この仕事を完了させる!”って決めてしまうのです。

こうすることで、タイマーが回っている時間は、目標達成の為にフル回転で作業が出来ます。

締切を決めて、そこまでに集中力を使い切るイメージを持つと良いでしょう。
密度の高い作業を行って、仕事時間を短縮しましょう!

正確な工数見積もり・単価計算が可能に!

フリーランスをやっていくうえで、作業の時間単価を把握するのはとても大切です。

報酬 ÷ 作業時間 = 時給

自分の時間単価(時給)をしっかりと把握していないと、自分を安売りしていても気づかないかもしれません。

報酬が多いけど、実際にかかった時間で割ってみたら全く割りに合っていなかった。なんてことになってしまう事も…

フリーランスとしてやっていくのであれば、安売りや過剰請求せず、正当な金額を自信をもって請求出来るようにならないといけません。

では、どうやって自分の時間単価を把握するのか?

作業ごとに時間をトラッキングしないと正確な時間単価ではじき出せないんですよ!
これはかなり面倒くさい…

ここで活躍するのが、ポモドーロ・テクニックなのです。

大抵のポモドーロ・テクニックのアプリはタイマー機能と一緒に、どの作業にどれだけの時間がかかったかをトラッキングしてくれる機能があります。

なので、ポモドーロ・テクニックを使っていれば生産性向上と一緒に時給の計算も出来てしまうのです!

ツールによっては、グラフ機能もついているので視覚的にも自分の作業が見やすくなります。

ポモドーロ・テクニックで自分の時間単価を把握しましょう!

フリーランスがポモドーロ・テクニックを有効に活用する為に

ポモドーロ・テクニックを利用する時に、僕が重要だと思うのことは、目標のポモドーロを決める事。
それも1日だけではなく、1週間、1ヶ月など広い期間で消化ポモドーロの計画を立てましょう。

1日単位でポモドーロを決めても、絶対に予定通り事はすすみません。
どうしても遊びたくなったり、急用が発生したり、二日酔いだったり。

だから、仕事が出来ない日は無理して仕事せず休んで、別の日で挽回しましょう。
この柔軟な対応ができるのが、フリーランスの特権ではないでしょうか。

なので、1日単位の目標などに縛られず、1ヶ月や1週間の広い目標の中で自由に仕事をしましょう。
ちなみに僕は、1週間・1ヶ月の両方でポモドーロの目標を立てています。

1ヶ月だと粗すぎるし、1週間だと連続で予定外のことがおこると目標達成出来なかったりします。
なので、1週間単位で目標を立てつつ、1週間の目標でブレた分を1ヶ月の目標で帳尻を合わせていきましょう。

この目標をちゃんと達成出来れば、自分を褒めてあげる事ができます。

この自分を褒めてあげることが大事です。
こうすることで、ちゃんと仕事したって思えるので、生活が仕事に支配されなくて済むのです。

その為の目標設定なので、くれぐれも難しい目標は立てないように注意です!

1週間のスケジュールを立てるコツはこちらの記事を御覧ください!

まとめ:ポモドーロ・テクニックはフリーランスにこそ必要なツール

ポモドーロ・テクニックは、フリーランスにこそ必要なツールだと思います。

フリーランスは自由であるがゆえにメリハリが付かずに苦労したりしますが、このようなツールで自分にルールを課すことで効率に作業することが出来ます。

実はここで紹介しているポモドーロ・テクニックは、この書籍で学びました。

もっと詳しく知りたい方は手にとってみてください。

最後までお読み頂きありがとうございました!

良いフリーランスライフを!

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