フリーランス

忙しいフリーランスはカンバン方式で柔軟なスケジュール管理

投稿日:2019年8月31日 更新日:

こんにちは。DENです。

今回は、仕事のスケジュール管理方法をご紹介します。

僕はフリーランスとしてリモートワークをするようになってから、スケジュール管理についてこのような悩みを抱えていました。

  • 複数案件を掛け持ちするとスケジュールが複雑になる。
  • 突発的な対応でスケジュールの変更が余儀なくされる。
  • 突発的な対応が絡むとスケジュールが崩壊する。
kohein
にゃんす

もはや、スケジュール管理が出来ていなかったってことにゃね?

kohein
DEN

そういうことです・・・(汗)

こんな状況でしたが、カンバン方式でスケジュールを管理するようになってからは、複数案件も突発作業にも対応できるようになりました。

どのようにカンバン方式でスケジュールを管理しているか、その方法をご紹介します。

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カンバン方式で柔軟なスケジュール管理

まずは『カンバン方式』について。

トヨタ自動車が開発・実施している生産管理方式。在庫をできるだけ持たない仕組みであり、「必要なものを必要な時に必要なだけ作る」という考え方に基づいている。この考え方は「ジャストインタイム」とも呼ばれる。ここで言う「かんばん」とは、部品納入の時間、数量が書かれた作業指示書のことであり、各部品箱につけられている。後工程で部品箱の最初の1つを取り出した時、その部品箱のかんばんを外して、前工程や部品メーカーに戻して、その分だけ部品を補給するという仕組みになっている。
引用:コトバンク

簡単にいうと、カンバン(タスク)を付けたり外したりして工程を管理するというイメージです。

最近では、BackLogなんかにも採用されたりしていますね。
注目されているタスク管理方法です。

このカンバン方式を応用して1週間のスケジュールを管理するというのが今回のご紹介する手法です。

カンバン方式でスケジュールを組み立てると、スケジュールをパズルのように組み立てる事が出来ます。
そして、スケジュールの変更が発生した場合は、そのパズルちょっと組み替えれば良いのです。

カンバン方式のツールを利用すると効率良くスケジュール管理が出来ます。

ツールを使ってスケジュールを組み立ててみよう

では、実際にどのようにカンバン方式でスケジュールを組み立てるかを説明していきましょう。

僕が利用しているのは、KanbanFlowというツール。

このツールを使ったスケジュールの運用方法を説明します。

1週間のスケジュール

1週間のスケジュールを組むと下記のようになります。

「ECサイト構築」「アプリ開発」「ブログ」という3つのプロジェクトをこなすスケジュールを組んだ状態です。

曜日別に列を作り、その列にタスクを張り付けていくイメージですね。
タスクはドラック&ドロップで移動出来ます。

タスクを消化する

月曜のタスクを消化した状態。

月曜のタスク「商品管理実装」を完了に移動しました。
タスクが消化されたのが一目瞭然ですね。

スケジュールを変更する

スケジュールの変更が発生した状態。

突発的にアプリ開発の「不具合修正」が入ったので、火曜日のタスクに割り込みました。
代わりに、ブログの「記事作成」をTODOに移動して次の週に持ち越しにしています。

このようにスケジュールの変更に柔軟に対応できるのがカンバン方式のスケジュール管理の強みです。

kohein
にゃんす

突発的なタスクが入っても、ドラッグ&ドロップでスケジュールを変更出来るのは楽だにゃ!

ポモドーロ・テクニックとカンバン方式を組み合わせて工数も管理

上記のカンバン方式のタスクにを見て頂くと、(5)(10)という数字が書かれていると思います。

実はこれは、タスクの作業時間を表しています。
この数値の1は、ポモドーロ・テクニックの1サイクル(25分)を表しています。

ポモドーロ・テクニックとは、生産性向上のテクニックなのですが工数見積もりにも効果を発揮します。

見積もった工数をタスクに記載する事で、スケジュールを無駄なく埋める事が出来るのです。
1日に10のサイクルを消化する前提に、各曜日にタスクを入れていくようにスケジュールを組んでいきます。

こうすることで、無駄と無理の無いスケジュールを組むことが出来るのです。

カンバン方式とポモドーロ・テクニックを組み合わせる事による相乗効果で、スケジュール管理は何倍も捗ります。

まとめ:無駄と無理のない柔軟なスケジュール管理をしよう

仕事のタスクはどうしても突発的になタスクが発生してしまって、前もって決めたスケジュールどおりにはいかないものです。

なんとしてもスケジュール通り進めようと頑張るのも良いですが、変更が発生する前提で柔軟なスケジュール管理をするのもありかと思います。

僕はカンバン方式のスケジュール管理を採用してからは、スケジュール管理の悩みは無くなりました。

ここで紹介しているポモドーロ・テクニックは、この書籍で学びました。

もっと詳しく知りたい方は手にとってみてください。

最後までお読み頂きありがとうございました!

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